Política de tratamiento de datos personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Y2D SAS en cumplimiento de lo previsto en la ley 1581 de 2012 y el decreto 1074 de 2015, socializa a través de su software interno y el portal web el presente documento denominado Política de Tratamiento de Datos personales (Versión 3) a todos sus clientes pasados, presentes y futuros, a todos los receptores de información misional y comercial, el personal de trabajo, visitantes, consultantes, contratistas y en general cualquier titular de información en nuestras bases de datos.

1. GENERALIDADES

El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de Y2D SAS, actuando como entidad de derecho privado, actuando por medio de sus marcas comerciales Y2D y Möbius. Y2D SAS en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

2. DATOS DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Razón Social: Y2D SAS
Dirección: El domicilio es la ciudad de Bucaramanga Carrera 31 # 32 – 60 Oficina 201
Teléfono fijo de contacto: (7) 6960297
Teléfono móvil de contacto: 3013129908
Correo electrónico: contacto@y2d.co
Horario de atención: lunes a viernes 7:00 a.m. – 12:00 m. y 2:00 p.m. – 6:00 p.m.

3. ALCANCE

Este documento se aplicará a todo tratamiento de datos personales que sea generado en Colombia y en el exterior en materia de consultas en bases de datos y que sea recibido y tratado por parte de Y2D SAS, sus directivos, empleados y colaboradores, igualmente en aquellos casos en que la empresa celebre acuerdos con otras personas para cualquier clase de actividad relacionada con el tratamiento de datos personales de los cuales la sociedad es responsable. En razón de la misión institucional, el tratamiento de datos personales por parte de la empresa se regirá bajo la Ley 1581 de 2012 en los siguientes casos:

a. Asuntos laborales

b. Asuntos contractuales

c. Asuntos societarios y administrativos

d. Asuntos de relacionamiento comercial con clientes

e. Asuntos de prestación de servicios comerciales y publicitarios

f. Asuntos derivados de requerimientos de autoridades

4. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: Todos los funcionarios que trabajen en Y2D SAS están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo en Y2D SAS.

6. CONTENIDO Y USO DE LAS BASES DE DATOS:

Sus datos personales serán incluidos en una base de datos y serán utilizados para las siguientes finalidades:

USO ADMINISTRATIVO Y COMERCIAL:

Los datos recolectados, encontrados, tomados o recogidos por diferentes medios tales como los formularios de la página web, redes sociales, medios físicos, y demás herramientas de comunicación, serán utilizados para el desarrollo de las siguientes actividades:

Proveer los bienes y servicios de Y2D SAS.
Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros bienes, servicios, ofertas, promociones, alianzas y para facilitar al acceso general a la información.
Investigación administrativa y comercial de actividades propias de empresas de servicios de publicidad y venta de mercancías, o Campañas comerciales, el envío de cotizaciones, ofertas, encuestas de atención al cliente, llamados, boletines publicitarios.
Realizar a través de cualquier medio actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad propia o de terceros, venta, facturación, gestión de cobranza, recaudo, programación, soporte, inteligencia de mercados, verificaciones y consultas, control, comportamiento, hábito y habilitación de medios de pago, prevención del fraude, así como cualquier otra relacionada con los bienes y servicios, actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y del objeto social de Y2D SAS.
Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes.
Evaluar la calidad de los bienes y servicios ofrecidos por Y2D SAS.
En general de cualquier tipo de campañas publicitarias, de marketing, relacionadas con productos y servicios ofrecidos por Y2D SAS.
Una vez terminada la relación contractual el uso que se le dará a la información será para la emisión de certificaciones o reportes a entidades que lo requieran.

USO PARA PROVEEDORES.

Los datos recolectados, encontrados, tomados o recogidos por la empresa serán utilizados para las siguientes actividades:

Evaluar integralmente candidatos a ser proveedores, para conocer la información de idoneidad integral, antecedentes y certificación de los proveedores (todos los contratos celebrados por estos) su comportamiento contractual.
Cuando ya son proveedores estas bases de datos tienen como finalidad desarrollar las relaciones comerciales óptimas, constructivas, transparentes, informadas, en todo el proceso de cumplimiento de los deberes recíprocos y una vez terminada la relación contractual el uso que se le dará a la información será para la emisión de certificaciones o reportes a entidades que lo requieran.
Lograr una eficiente comunicación relacionada productos y servicios para el ejercicio de nuestra actividad comercial, ofertas, promociones, alianzas y para facilitar al acceso general a la información.
Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros proveedores y contratistas.
Una vez terminada la relación contractual el uso que se le dará a la información será para la emisión de certificaciones o reportes a entidades que lo requieran.

USO EN LOS PROCESOS DE SELECCIÓN LABORAL Y UTILIZACION DE INFORMACIÓN DE TRABAJADORES.

Los datos recolectados, encontrados, tomados o recogidos por la empresa serán utilizados para evaluar integralmente candidatos a ser trabajadores; y cuando ya son trabajadores estas bases de datos tienen como finalidad lo siguiente:

Administrar y operar directamente, los procesos de selección y vinculación de personal, proceso que incluye evaluación, calificación de los participantes, verificación de referencias laborales, personales y la realización de estudios de seguridad.
Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de Y2D SAS, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.
Desarrollar las relaciones laborales óptimas, constructivas, transparentes, informadas, en todo el proceso de cumplimiento de los deberes recíprocos.
Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, subsidios, beneficios académicos, entre otros.
Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización.
Planificar actividades administrativas y empresariales.
Una vez terminada la relación laboral o contractual el uso que se le dará a la información será para la emisión de certificaciones o reportes a entidades que lo requieran. En las bases de datos de Y2D SAS se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, Y2D SAS puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos). En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.

7. TRATAMIENTO

La información que consta en las bases de datos de Y2D SAS es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente.

En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. En cumplimiento de deberes legales, Y2D SAS podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas. Y2D SAS velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

8. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con lo previsto en el ordenamiento jurídico los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales sobre los cuales Y2D SAS está realizando el tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a Y2D SAS, salvo que la Ley indique que dicha autorización no es necesaria.
Presentar solicitudes ante Y2D SAS respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
Revocar su autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales de las bases de datos de Y2D SAS, en cualquier momento.
Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre menores de edad y aquellos datos relacionados con la salud.

9. OBLIGACIONES DE Y2D SAS

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA

Cuando se utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de Y2D SAS, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. Cada usuario es autónomo para configurar el funcionamiento de la “cookies” en el navegador y controlar los datos recopilados por Y2D SAS.

11. VIGENCIA

Las bases de datos administradas por Y2D SAS se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral, contable y comercial, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de Y2D SAS o una obligación contenida en un contrato entre Y2D SAS y Titular.

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 15 de marzo de 2018.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES COLABORADORES

Yo, _______________________________________________________, identificado(a) con cédula de ciudadanía No. ______________________, expedida en __________________________ obrando en nombre propio, manifiesto de forma libre, consciente, expresa, informada y espontanea que autorizo a Y2D S.A.S para recolectar, almacenar, organizar, usar, transmitir o transferir, y en general, tratar, de manera directa o de un encargado de tratamiento de datos, la información personal de acuerdo con las finalidades determinadas con el grupo de interés al cual hago parte.

De igual forma, declaro que he sido informado que Y2D S.A.S cuenta con una Política de Tratamiento de Datos Personales en los términos de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, a la cual tengo acceso a través de medios electrónicos, especialmente en la página web.

El grupo de interés al que pertenezco, como titular de la información personal es Grupo de Empleados de igual manera conozco que Y2D SAS tendrá las siguientes finalidades en el Tratamiento de los datos personales:

Administrar y operar directamente, los procesos de selección y vinculación de personal, proceso que incluye evaluación, calificación de los participantes, verificación de referencias laborales, personales y la realización de estudios de seguridad.
Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de Y2D SAS, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.
Desarrollar las relaciones laborales óptimas, constructivas, transparentes, informadas, en todo el proceso de cumplimiento de los deberes recíprocos o Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, subsidios, beneficios académicos, entre otros.
Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización.
Planificar actividades administrativas y empresariales.
Una vez terminada la relación laboral o contractual el uso que se le dará a la información será para la emisión de certificaciones o reportes a entidades que lo requieran.

La presente autorización se firma en la ciudad de Bucaramanga el día _____ de __________________ del año 201_.

Firma: ______________________________

Nombre: _____________________________

Identificación: ________________________

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CLIENTES

El grupo de interés al que pertenezco, como titular de la información personal es Grupo de Cliente de igual manera conozco que Y2D SAS tendrá las siguientes finalidades en el Tratamiento de los datos personales:

Proveer los bienes y servicios de Y2D SAS.
Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros bienes, servicios, ofertas, promociones, alianzas y para facilitar al acceso general a la información.
Investigación administrativa y comercial de actividades propias de empresas de servicios de publicidad y venta de mercancías, o Campañas comerciales, el envío de cotizaciones, ofertas, encuestas de atención al cliente, llamados, boletines publicitarios.
Realizar a través de cualquier medio actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad propia o de terceros, venta, facturación, gestión de cobranza, recaudo, programación, soporte, inteligencia de mercados, verificaciones y consultas, control, comportamiento, hábito y habilitación de medios de pago, prevención del fraude, asó como cualquier otra relacionada con los bienes y servicios, actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y del objeto social de Y2D SAS.
Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes.
Evaluar la calidad de los bienes y servicios ofrecidos por Y2D SAS.
En general de cualquier tipo de campañas publicitarias, de marketing, relacionadas con productos y servicios ofrecidos por Y2D SAS.
Una vez terminada la relación contractual el uso que se le dará a la información será para la emisión de certificaciones o reportes a entidades que lo requieran.

La presente autorización se firma en la ciudad de Bucaramanga el día _____ de __________________ del año 201_.

Firma: ______________________________

Nombre: _____________________________

Identificación: ________________________

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PROVEEDORES

El grupo de interés al que pertenezco, como titular de la información personal es Grupo de Proveedor de igual manera conozco que Y2D SAS tendrá las siguientes finalidades en el Tratamiento de los datos personales:

Evaluar integralmente candidatos a ser proveedores, para conocer la información de idoneidad integral, antecedentes y certificación de los proveedores (todos los contratos celebrados por estos) su comportamiento contractual.
Cuando ya son proveedores estas bases de datos tienen como finalidad desarrollar las relaciones comerciales óptimas, constructivas, transparentes, informadas, en todo el proceso de cumplimiento de los deberes recíprocos y una vez terminada la relación contractual el uso que se le dará a la información será para la emisión de certificaciones o reportes a entidades que lo requieran.
Lograr una eficiente comunicación relacionada productos y servicios para el ejercicio de nuestra actividad comercial, ofertas, promociones, alianzas y para facilitar al acceso general a la información.
Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros proveedores y contratistas.
Una vez terminada la relación contractual el uso que se le dará a la información será para la emisión de certificaciones o reportes a entidades que lo requieran.

La presente autorización se firma en la ciudad de Bucaramanga el día _____ de __________________ del año 201_.

Firma: ______________________________

Nombre: _____________________________

Identificación: ________________________